Kontorchefens pligter

Ofte, især i små organisationer,en kontorchef kaldes en ordinær sekretær. Dette indlæg lyder meget mere solidt, men det faktum, at kontorchefens opgaver er forskellige fra sekretærerne (selvom de helt sikkert har meget til fælles), er der sjældent nogen, der bekymrer sig om denne sag.

Hvad er ansvaret for denne medarbejder? Først og fremmest omfatter kontorchefens opgaver at arbejde med dokumenter. Medarbejderen accepterer den indgående korrespondance, registrerer den, sender den til modtageren, sender den til arkivet om nødvendigt. Han accepterer også ansøgninger fra andre medarbejdere, overleverer dem til administrerende direktørens underskrift, bekræfter dem med en forsegling og giver dem derefter tilbage. Kontorchefens opgaver omfatter arbejde med intern dokumentation: udskrivning af ordrer og registrering, opbevaring, afsendelse til arkiv og regnskab, arbejde med udgående korrespondance. Hvis det er nødvendigt, skal han kunne arbejde med ethvert kontorudstyr: faxmaskine, scanner, kopimaskine og skrive og udskrive dokumenter. Forberedelse af et værelse til præsentationer, holde protokoller af møder, møde og modtage gæster og klienter i virksomheden er også en del af en kontorchefs opgaver.

Ofte skal medarbejderen beskæftige sig medtraditionelle sekretariatsopgaver: fordelingen af ​​inviterede partnere eller ledere på hoteller, reservation af værelser, flybilletter og togbilletter. Afhængigt af firmaets specifikationer kan kontorchefen også repræsentere sit firma i forretningsforhandlinger samt udføre en del af HR-lederens opgaver: finde nye medarbejdere, skabe incitament og uddannelsesprogrammer og søge job. Nogle gange handler han om implementeringen af ​​informationsteknologi, udvikling af nye programmer.

En kontorchefs opgaver involverer at vide:

1. Lovgivningsmæssige retsakter og regler, der regulerer virksomhedens juridiske, information, forretningsaktiviteter.
2. Grundlag for ledelse, marketing, iværksætteri og forretning.
3. Grundlaget for sociologi, psykologi, etik erhvervskommunikation, har ikke arbejdet med de ansatte og offentligheden.
4. Proceduren for udarbejdelse af forretningsforslag, rapporter, planer, kontrakter og aftaler.
5. Grundlæggende om ledelse, det grundlæggende i ergonomi og arbejdsbeskyttelse.

Ud over de opførte opgaver, ansvarOperations Manager indeholder en oversigt over kontor og software, der kræves for at køre forbrugsstoffer (kontorartikler, papir og andet tilbehør), som er nødvendige for arbejdet i de ansatte. Også, er han forpligtet til at føre regnskab over disse materialer for at sikre deres udstedelse, for at afgøre, hvordan man kan opnå, organisere og holde styr på betalinger for forsyninger. Opgaverne i Office manager er at overvåge tilstanden af ​​kontorudstyr, som omfatter: en operationel udfordring at mestre for reparationer, rettidig udskiftning af forbrugsvarer (såsom patroner), når det er umuligt at reparere - udskiftning af kontorudstyr.

Afhængigt af de regler, der er vedtaget i firmaet og detsKontorlederens størrelse accepterer enten opkald og faxer, omdirigerer dem til den rigtige medarbejder, sender faxer og opkald til kunder og partnere eller styrer sekretærernes arbejde, herunder overvågning af deres talendes kultur. Kontorchefens opgaver omfatter også overvågning af kontorets hygiejneforhold, organisering af planlagte reparationer, kalding af teknisk personale til fejlfinding (for eksempel udskiftning af lamper eller synkekontakter).

Generelt kan denne liste øges ellerat blive reduceret afhængigt af arbejdsstedet. Det er derfor nødvendigt, selv i den fase af interviewet at spørge, hvad office manager (opgaver den ansatte i virksomheden).