Prøveordre på personale. HR ledelse: ordrer

Ordrer for personale henviser til vigtige kilder til arbejdsgang i moderne virksomheder. Hvad er specificiteten af deres kompilering? Hvordan kan disse dokumenter se ud?

Hvad er ordrer for personale?

Lovgivning i Rusland, regulering af personalekontorarbejde, indebærer regelmæssig anvendelse af forskellige lokale retsakter hos virksomheder. Blandt dem er ordrer. Det er sædvanligt at klassificere dem i 2 hovedvarianter. nemlig:

på ordrer relateret til hovedaktiviteten
på ordrer udstedt med det formål at styre virksomhedens personale.

I dette tilfælde taler vi om en retsakt af den anden type.

Bestilling på personale - en form for administrativ dokumentation af virksomheden. Disse kilder offentliggøres af selskabet for juridisk registrering:

personale;
flytte personale fra et indlæg til et andet;
ordrer til specifikke medarbejdere eller kollektive som helhed
afskedigelse af ansatte.

Disse opgaver forudsætter, at firmaet udsteder passende ordrer til personale. Hvordan kan de være?

For eksempel er der ordrer:

om udnævnelse af medarbejdere ved deres frigivelse fra kontoret
ved tildeling, opmuntring af medarbejdere
på at flytte en medarbejder til en anden stilling.

Introduktion og korrektion af oplysninger registreret i arbejdsbøger og andre personaldokumenter udføres i mange tilfælde på grundlag af de pågældende ordrer.

Ordreregler for hovedaktiviteter

På russiske virksomheder,ensartede ordrer for personale - baseret på de former, der er godkendt i forskellige lovkilder. Den vigtigste er dekretet af Statens Statistiske Komité nr. 1, som blev udstedt af afdelingen den 5. januar 2004. Følgende hovedtyper af ordrer for personale skelnes som fastsat i den relevante resolution:

Ved optagelse af en medarbejder (den er udarbejdet på grundlag af en samlet form for T-1 eller T-1a, den første er en personlig, den anden er en konsolideret);
på overførsel af en medarbejder (formular T-5, T-5a);
om frigivelse af medarbejderen med orlov (dokumenter T-6, T6a)
opsigelse af kontrakten (formular T-8, T-8a)
om at sende en specialist (dokumenter T-9, T-9a);
på medarbejderfremme (formular T-11, T11-a).

Det er værd at bemærke det i dokumentflowVirksomheder kan også bruge deres egne ordrer, hvis ikke lovligt forbudt. Det er også muligt i tilfælde af, at en eller anden prøve af ordren på personale i form af en samlet form ikke er godkendt ved lov.

Hvis firmaet er et dokumentuafhængigt - det anbefales at anvende bestemmelserne i en særlig statsstandard, GOST R 6.30-2003. Hvad kan en samlet orden for personale ligne ud? Et eksempel på et sådant dokument findes på billedet nedenfor.

I dette tilfælde overvejes en prøveopgave for optagelse til arbejde i ensartet form nr. T-1.

Ensartede ordre former oftestanvendes i budgetorganisationer såvel som i statsejede virksomheder. I mange tilfælde skyldes dette tilgængeligheden af godkendte departementskildesignaler.

Til gengæld i private virksomheder ganske ofteAnvend dine egne bestillingsformer. Men som regel kun i de tilfælde, hvor et samlet dokument ikke er godkendt til løsning af personaltjenesternes opgaver. Hvis de er i omløb, bruger normalt virksomheder ikke tid til at skabe nye former, som faktisk vil duplikere de ensartede. Som også karakteriseres af en ret høj grad af bekvemmelighed, hvad angår struktur.

Hvad kan mønstre af personalordrer udvikles af virksomheden? Et eksempel på en af dem er i det følgende billede.

I dette tilfælde godkendes en prøveordre ved godkendelse af ferieplanen. Det er normalt præsenteret i en ret simpel struktur.

Bemærk, at virksomheder normalt ikke har noget særligtgrunde til at erstatte fælles formularer med interne virksomhedsprøver - medmindre firmaet har organiseret særligt komplekse produktionsformater, der kræver etablering af separate regnskabsmekanismer. Eller hvis deres struktur er enkel nok - som det er tilfældet med ferieplanen.

Det kan bemærkes, at der er ganske få kriterier for klassificering af ordrer i spørgsmålet. Blandt dem - dokumentets struktur. Overvej dens funktioner mere detaljeret.

Ordrestruktur: enkle og komplekse dokumenter

Så det vigtigste kriterium for klassificering af ordrer under overvejelse er struktur. I overensstemmelse hermed er dokumenterne opdelt i grundlæggende 2 typer - enkle og komplekse.

Ordrer af type 1 er karakteriseret ved tilstedeværelsen af 1administrativ blok (med ordene "accepter", "afsked", "overførsel" osv.). Hvis det f.eks. Er en ordre, der udpeger en specialist, bliver han behandlet som individuel, hvis der er flere medarbejdere i hans jurisdiktion, vil han blive omtalt som et konsolideret dokument.

Hvis kilden er noget administrativblokke, vil det blive betragtet som svært. De er ganske almindelige, men deres anvendelse anses for at være en meget besværlig proces, selv når man bruger moderne tekniske løsninger, da det i dette tilfælde kan være nødvendigt at sammenligne store mængder data, der er placeret i forskellige sektioner i det væsentlige.

Vi går nu videre til undersøgelsen af forskellige elementer i dokumentets struktur, som kan indeholde ordrer i organisationen.

Elementer af ordreopbygningen på medarbejderne

Hovedelementet i ordren er et afsnit. Den består af punkter. De skal indgå i ordren på grundlag af et specifikt dokument. I dette tilfælde skal du give et link. Hvis der f.eks. Udarbejdes en ordre om udnævnelse af en person til en stilling, kan de relevante punkter indgå i dokumentet på grundlag af:

personlig erklæring fra medarbejderen
ansættelseskontrakt
notater fra lederen, der interviewede medarbejderen eller truffet afgørelse om hans udnævnelse på en anden basis
intrakorporative handling
kontor memo.

Det anbefales at indtaste ordet i ordren«Basis», efter - angiv et link til et eller andet dokument. Den pågældende kilde skal afspejle den kendsgerning, at den person, der er udpeget til en bestemt stilling, er fortrolig med bestemmelserne i ordren. I dette tilfælde er det nødvendigt at medtage i sætningen "Jeg er bekendt med ordren", hvorefter den medarbejder, der studerede den relevante kilde, sætter sin underskrift og angiver datoen.

I ordrer - især hvis personalekontorarbejde udføres igen for at afspejle det faktum, at en medarbejder udnævnes til stillingen, er det nødvendigt at fremlægge juridisk signifikant formulering. For eksempel i forbindelse med kontraktens løbetid med medarbejderen, værdien af hans løn, tidsplanen for hans arbejde.

Den typiske struktur af en ordre for personale forudsætter således tilstedeværelsen i det af blokke, der afspejler:

virksomhedernes ledelse
F. I. O. og andre oplysninger om medarbejderen
Datoen for ikrafttrædelsen af et stykke i dokumentet
anden vigtig ordlyd af ordren.

Dokumenter, der overvejes, kan suppleresforskellige applikationer. De kan repræsenteres i det bredeste udvalg. I bilagene til personalordren kan der således afspejles lister over medarbejderstillinger under det relevante dokuments jurisdiktion. I bilaget til ordren kan der registreres data, der er vanskelige at reflektere direkte i dokumentets tekst - det kan for eksempel være grafer, billeder, diagrammer, der er nødvendige for at afklare tekstens indhold i dokumentet.

Udarbejdelse af ordrer: Hvad skal man se efter?

Hvad skal du være særlig opmærksom på, når du behandler de pågældende dokumenter?

Først og fremmest, som ekspert notat, bør udarbejdelsen af ordrer på personale ikke udføres ved hjælp af forkortelser. Ordlyden skal medtages i dokumentet uden forkortelser.

Det næste vigtige kriterium for korrektregistrering af relevante dokumenter - manglende information om kilder med forskellige oplagringsperioder. For eksempel gemmes ordrer i forbindelse med ferier og forretningsrejser på personale i overensstemmelse med gældende standarder i 3 år. Dokumenter, der afspejler oplysninger om medarbejderes adgang til arbejde, skal opbevares i selskabets arkiv i 75 år.

Således bør i hver ordre afspejles data på kilder med samme holdbarhed.

Det vil være nyttigt at overveje de vigtigste faser af offentliggørelsen af de pågældende dokumenter.

Faser af udgivelsen af ordrer på personale

Først og fremmest er det værd at bemærke, at det afhængerFra de specifikke standarder, hvormed virksomheden udfører personalets arbejdsgang, kan ordrer til personale udarbejdes efter forskellige principper. Men i almindelighed indebærer deres offentliggørelse beslutningen fra virksomhedens ansvarlige specialister om sådanne opgaver som:

indlede en beslutning om behovet for at udvikle et passende dokument
indsamling af data, der er nødvendige for udstedelse af en ordre
udarbejdelse af et specifikt udkast til ordre, koordinering, revision, om nødvendigt
indtaste de nødvendige oplysninger i dokumentet og underskrive det af de kompetente personer
kendskab til rækkefølgen af dem, hvis stillinger henhører under den relevante retsakt.

Forberedelse af beslutningen om at afgive en ordre

Løsningen af det første problem kan udføres medved hjælp af oplysninger i notater, interne corporate certifikater, handlinger. Interne ordrer er som regel baseret på lokale retsakter, og deres liste kan være meget omfattende. De pågældende udkast til dokumenter udarbejdes sædvanligvis med deltagelse af ledende medarbejdere i virksomhedens personale. Desuden kan deres arbejde udføres på grundlag af indlæg, der er underskrevet af lederne af forskellige strukturelle divisioner af virksomheden.

Som grundlag for relevante dokumenterPrøver af personalordrer, der traditionelt anvendes af virksomheden, kan anvendes. Det vigtigste ved løsningen af det overvejede problem er at omhyggeligt studere de faktorer, der forudbestemmer offentliggørelsen af dokumentet, grundene til at udvikle ordren. Det er vigtigt, at det sprog, der er medtaget i det relevante dokument, er i overensstemmelse med loven.

Dataindsamling til ordrebehandling

Den næste opgave for de ansvarlige specialister i virksomheden, der udgør en eller anden prøve af ordren på personale, er at indsamle de nødvendige oplysninger for at udstede et dokument. Den kan indsendes:

i officielle retsakter
i selskabets interne dokumentation
Kilder udgivet af højere niveauer, afdelinger, som den økonomiske enhed er ansvarlig for
i arkivdokumenter
i medierne, videnskabelige publikationer.

Udvikling af udkastet til ordre

Når oplysningerne er indsamlet, er de kompetenteSpecialister udvikler et udkast til ordre direkte på personale. Løsningen på dette problem indebærer især det korrekte design af dokumentet. Det er ønskeligt at angive, at der udarbejdes et projekt, en stikprøve af medarbejderordren og ikke en officiel lokal retsakt. Det vil sige, skriv ordet "projekt" på dokumentet. Teksten i kilden skal dog gives så tæt som muligt på, hvad der skal være til stede i den officielle ordre. Det er muligt, at den kompetente leder forhåndsgodkender teksten til dokumentet i sin oprindelige form.

Hvis ordren - i form og indhold er aftalt - straks eller med rettelser, kan den sendes til underskrift. Hvad er denne procedure?

Undertegnelse af ordren og overførsel til medarbejderne

I princippet er der intet kompliceret i det - det vigtigstesåledes at den person, der attesterer dokumentet, har beføjelse til at gøre det. Som hovedregel underskriver han ordrer til medarbejderne i virksomhedens leder. En fuldt udarbejdet form sendes til den - samlet eller intrakorporeret, med de oplysninger, som de ansvarlige specialister indgik i den. Undertegnelsen af dokumentet indebærer angivelsen af stillingen for den person, der forvalter virksomheden, hans F. I. O., samt hans underskrift.

I overensstemmelse med de regler, der er etableret i virksomheden, om nødvendigt, annullering af dokumentet.

Efter certificering fra vejlederen overføres dokumentetmedarbejder, som skal gøre sig bekendt med det. Det faktum, at en person har studeret et dokument, kan bekræftes ved sin underskrift på ordren eller registreringsskemaet, der supplerer det.

Lad os nu studere, hvordan man skal udføre vedligeholdelsen af ordrer til personale. Den vigtigste opgave, som de ansvarlige medarbejdere i virksomheden løser på samme tid, er registreringen af de pågældende dokumenter.

Registrer ordrer: nuancer

Den pågældende procedure indebærerIndtast oplysninger om ordren i særlige interne virksomhedsregistre. Det antages, at en eller anden godkendt stikprøve af ordren på personale kun erhverver retskraft ved registrering af den relevante kilde i virksomheden. Hvis denne procedure med hensyn til dokumentet ikke er implementeret, forekommer der ikke de juridiske konsekvenser - for medarbejderne og ledelsen af selskabet.

Registrering af ordrer for personale, som vi har nævnt ovenfor, er det vigtigste aspekt ved at opretholde disse dokumenter. Den tilsvarende procedure indebærer løsning af 3 problemer:

regnskabsdokumenter
kontrol over udførelsen af ordrer
giver hurtig adgang til dokumenter.

Alle kilder skal registrere hos virksomheden.klassificeret som administrativ, rapporterende, økonomisk. Indtastes i de interne virksomhedsregistre oplysninger om de dokumenter, der kommer fra forretningsenheder fra tredjepart. Ordrer til personale som enhver anden kilde ved registrering registreres et individuelt nummer samt indekser, der er nødvendige ud fra den optimale klassificering af de relevante kilder.

Alle skal registrere sig i personaldokumenter.dokumenter, der er genstand for henrettelse, samt bruges til at registrere og informere interesserede medarbejdere om disse eller andre økonomiske fakta. Ordrer på personalet henviser naturligvis til sådanne kilder.

Registreringsproceduren for dokumentet udføres 1en gang - direkte når de offentliggøres af ledelsen (som det er tilfældet med de pågældende ordrer) eller ved modtagelse af et eksternt emne. Hvis kilden flytter fra en strukturel afdeling af virksomheden til en anden, er det ikke nødvendigt at genregistrere det.

Der er 3 hovedmetoder til registrering af kilder, der bruges i organisationens dokumentflow.

Den første er journalregistreringUnder forudsætning af en detaljeret refleksion i særlige registre over oplysninger om i hvilken struktur og for hvilke formål en bestemt ordre blev udstedt på personale, et eksempel på et bilag til det.

For det andet er der et kortregistreringsformatOplysninger om de kilder, der bruges inden for rammerne af intern dokumentflow. Det repræsenterer design af kontrolkort til kilder, samt deres integration i specialiserede filer.

For det tredje er der en automatisk registrering.dokumenter. Det indebærer indførelse af information om de pågældende ordrer og andre kilder i de interne registre automatisk ved hjælp af speciel software og den nødvendige infrastruktur (for eksempel printere, scannere, netværksinterfaces).

Der er en regulering i overensstemmelse medsom skal være registrerede reguleringsdokumenter - Bekendtgørelse fra Kulturministeriet i Den Russiske Føderation nr. 536, som blev vedtaget den 8. november 2005. Denne kilde til højre antages afspejlet i registre:

navnet på det firma, der udstedte dette eller det pågældende dokument - i dette tilfælde en ordre på personale
kilde navn
dato for offentliggørelse af dokumentet, dets registreringsnummer
titel og resumé af dokumentet
resolution formulering;
Datoen for udførelsen af kilden
Oplysninger om udførelsen af ordren.

Adgang til organisationens registre over oplysninger om dem ellerAndre ordrer kan udføres ved hjælp af andre kriterier for deres klassificering. Personaleafdelingen kan f.eks. Opdele de relevante kilder til dem, der specifikt vedrører medarbejderlov, forretningsrejser og udstedelse af incitamenter til dem. Jo større antallet af ordrer der udgør firmaets dokumentstrøm, desto mere optimalt vil det være at klassificere dem i separate databaser i registreringsdatabasen.

Lagring af ordrer

Et andet vigtigt aspekt ved bestilling iVirksomheden - deres opbevaring. Ovenstående bemærkede vi, at ordrer for personale lagres afhængigt af dokumentets specifikke formål inden for visse betingelser. Derfor skal dokumenter, der er klassificeret efter det rette grundlag, placeres på forskellige steder.

Enhver ordre af personale (form for ham)skal opbevares adskilt fra kilder, der er relevante for virksomhedens hovedaktivitet. Dokumenter, der er registreret og sendt til opbevaring, skal fremlægges i form af originaler.

Personaleordrer kombineres normalt iSager, der repræsenterer systematiserede sæt af forskellige dokumenter. Den ansvarlige specialist i personaleservicen skal indsende sager, udføre den korrekte nummerering af de lister, der er anbragt i den, supplere med nødvendige opgørelser, udarbejde omslag til de tilsvarende sæt dokumenter.